Presupuesto 2027 para tu restaurante, sin Excel gigante

Este artículo está escrito con normativa, fechas y datos de Chile.

Por qué el Excel gigante siempre falla

Una planilla con cincuenta filas y doce columnas se siente completa, aunque tiene un problema práctico. Cada vez que cambia un precio hay que tocar veinte celdas, así que la actualización se posterga, y un presupuesto desactualizado deja de servir para decidir.

La versión que sí se usa cabe en una página y responde tres preguntas. Cuánto tengo que vender para cubrir todo, cuánto me queda si vendo eso, y qué hago si vendo menos. El resto es detalle que puedes agregar más adelante, cuando el hábito de revisar ya esté instalado.

Con qué información se parte

Antes de proyectar nada conviene ordenar lo que ya pasó, porque un presupuesto construido sobre supuestos se cae en marzo.

• Ventas mes a mes de los últimos doce meses. Separadas por canal, ya que salón, retiro y delivery dejan márgenes distintos.
• Costo de insumos sobre la venta. Si no lo tienes calculado, este es el número que más mueve tu resultado.
• Costos que no dependen de cuánto vendas. Arriendo, sueldos base, contador, licencias y servicios básicos.
• Lo que se reajusta durante el año. El arriendo indexado a UF, el reajuste del sueldo mínimo y las alzas de proveedores que ya te avisaron.

Con esos cuatro bloques ya tienes casi todo lo que necesitas.

Cómo proyectar las ventas sin adivinar

La forma más honesta es partir del año que termina y ajustarlo por lo que sabes que va a cambiar. Si en 2026 vendiste cierto monto en marzo, tu marzo de 2027 parte de ahí, y encima sumas o restas solo lo que tengas fundamento para mover.

Ese fundamento puede ser un local nuevo, un canal que recién abriste, un cambio de horario o una obra en la calle que te va a complicar. Lo que conviene evitar es subir un porcentaje parejo a todos los meses porque suena optimista, ya que la estacionalidad de un restaurante es fuerte y aplanarla esconde justo los meses que duelen.

También vale la pena mirar aparte los meses que se comportan distinto, como septiembre con el 18, las fiestas de fin de año y las vacaciones de febrero. Si ya trabajas campañas para esas fechas, esa información entra directo al presupuesto.

Los tres números que quedan arriba de todo

• Punto de equilibrio mensual. Cuánto tienes que vender para no perder. Es el número que ordena todas las conversaciones del año.
• Margen después de costos variables. Lo que queda de cada peso vendido antes de pagar lo fijo.
• Caja mínima. Cuánto necesitas tener disponible para aguantar un mes malo sin salir a pedir prestado.

Lo que casi siempre queda fuera y después duele

Hay gastos que no entran a la planilla porque no ocurren todos los meses, aunque llegan igual.

• Las comisiones de las apps de delivery, que cambian tu margen según el canal por el que entre cada pedido.
• Las mantenciones de equipos, que se olvidan hasta el día en que se echa a perder la cámara de frío.
• Los finiquitos, que dependen de tu rotación real y no del mejor escenario.
• El IVA, que se declara todos los meses y pasa por tu caja aunque no sea tuyo.
• La renovación de patentes, permisos y resoluciones sanitarias.

Si tienes claro tu costo efectivo por canal, la primera línea deja de ser una sorpresa y pasa a ser una decisión.

La revisión mensual es el presupuesto de verdad

Un presupuesto sin revisión es una carta de intenciones. La rutina que funciona toma poco rato y consiste en comparar tres cosas cada mes, o sea lo que proyectaste, lo que realmente pasó y la diferencia entre ambos.

Cuando la diferencia es chica, no hagas nada. Cuando se repite dos meses seguidos en la misma dirección, ahí sí conviene ajustar, porque un mes raro puede ser el clima o una fecha movida, pero dos meses seguidos ya marcan tendencia.

Para que esa revisión sea rápida necesitas que las ventas lleguen ordenadas y separadas por canal. Si cada mes hay que armar el dato a mano juntando planillas, la revisión se salta sola. Un canal propio de pedidos entrega esa información ya cuadrada, y las mermas de bodega son el otro lugar donde el presupuesto se desarma en silencio.

Cómo armarlo en una tarde

1. Baja las ventas de los últimos doce meses, separadas por mes y por canal.
2. Escribe tus costos fijos en una sola columna y súmalos.
3. Calcula qué parte de la venta se te va en insumos, con datos reales y no con la receta teórica.
4. Proyecta cada mes de 2027 partiendo del mismo mes de 2026 y ajusta solo donde tengas un motivo concreto.
5. Marca los reajustes conocidos en el mes en que llegan, sin repartirlos parejo en el año.
6. Define tu punto de equilibrio y déjalo escrito arriba de todo.
7. Agenda la revisión mensual antes de cerrar el archivo, porque si no queda en el calendario no ocurre.

Siete pasos y una página. Eso rinde bastante más que un archivo de treinta pestañas que se abre una vez al año.