Catering corporativo, el canal que no estás usando

Este artículo está escrito con normativa, fechas y datos de Chile.

Por qué encaja tan bien con un restaurante que ya existe

La ventaja principal está en el calendario. El catering corporativo se concentra en días de semana y en horarios de oficina, o sea justo cuando tu salón anda más vacío, así que aprovechas capacidad instalada que igual estás pagando.

La segunda ventaja es que la demanda se conoce con anticipación. Un pedido de cincuenta almuerzos para el jueves te llega con días de aviso, con la cantidad cerrada y sin la incertidumbre de cuánta gente va a entrar por la puerta. Eso permite comprar mejor y producir en serie.

Por dónde partir sin complicarte

Conviene empezar por lo que tu cocina ya sabe hacer, ampliando el formato antes que la carta.

• Coffee break. El más simple y el que más se repite. Poca elaboración, alto margen y logística mínima.
• Almuerzo en bandeja individual. Porciones cerradas y etiquetadas, que además resuelven la trazabilidad y las restricciones alimentarias de cada persona.
• Cóctel para eventos internos. Bocados que ya están en tu carta, presentados en formato de pasar.

Las bodas y los eventos grandes tienen otra escala de riesgo y otra logística, así que dejarlos para más adelante es una decisión sensata.

Cotizar por persona cambia toda la aritmética

Este es el error que más caro sale, porque el precio del catering no se arma sumando los platos de tu carta.

El precio por persona tiene que incluir el traslado, el montaje, el desmontaje, los desechables o el arriendo de vajilla, el personal que va al lugar y las horas de quien coordina. Cuando cotizas solo la comida, todo lo demás se te descuenta del margen sin que aparezca en ninguna parte.

Conviene además fijar un mínimo de personas. Bajo cierta cantidad el traslado y el montaje pesan tanto que el pedido deja de convenir, y decirlo por adelantado evita la conversación incómoda de rechazar después.

Lo que hay que dejar escrito antes de vender

1. El mínimo de personas y el plazo de aviso que necesitas.
2. Hasta cuándo se puede cambiar la cantidad, que suele ser el punto de conflicto.
3. La política de cancelación, con qué porcentaje se cobra según cuándo se avise.
4. Si el precio incluye personal en el lugar, vajilla y retiro posterior.
5. Qué pasa si el evento se atrasa y tu equipo tiene que esperar.

El problema de caja que casi nadie advierte

Acá viene la parte que conviene mirar antes de celebrar el primer pedido grande. Las empresas pagan con factura y a plazo, mientras que tú compras los insumos y pagas al equipo mucho antes de cobrar.

O sea que un pedido grande puede dejarte con la caja apretada justo cuando parece que te está yendo bien. La forma habitual de manejarlo es pedir un anticipo al confirmar y dejar el saldo contra entrega o contra factura, con el plazo acordado por escrito desde la cotización.

Ese flujo conviene dejarlo anotado en tu presupuesto del año, separado de la venta del salón, porque el catering tiene un ciclo de cobro distinto y mezclarlo esconde el problema.

No canibalices el servicio del local

El riesgo operativo es concreto. Un catering de viernes puede comerse la cocina que a la misma hora tiene que atender el restaurante, y ahí terminas fallando en los dos lados.

La solución es definir un techo, o sea cuántas personas puedes atender por evento sin afectar el servicio, y en qué días aceptas. Muchos locales dejan el catering solo de lunes a jueves justamente por esto, y esa restricción declarada les evita quedar mal.

Un detalle legal de las propinas en eventos

Vale la pena conocerlo porque aplica directo a este canal. El artículo 64 del Código del Trabajo contempla que en eventos especiales organizados por el empleador y pagados con posterioridad, el plazo para enterar la propina al equipo se extiende hasta la fecha de pago de la factura respectiva, cuando la propina viene incorporada en ella.

Conviene dejarlo conversado con el equipo antes del primer evento, porque el plazo distinto respecto del servicio normal se explica mejor antes que después.

De dónde salen los primeros clientes

Casi siempre están más cerca de lo que uno cree, así que no hace falta salir a buscar lejos.

• Tus propios clientes que trabajan en el barrio. La persona que almuerza contigo dos veces por semana es quien decide el coffee break de su oficina.
• Los edificios que tienes alrededor. Un recorrido con una tarjeta y una carta de catering rinde más que cualquier aviso pagado.
• Quien ya reserva mesas para su equipo. Ese cliente ya te eligió para un evento de empresa, aunque en formato de salón.

Y como en cualquier oferta cerrada, ayuda tener la carta de catering publicada con precios por persona y con las condiciones a la vista, misma lógica que usamos para armar una oferta de temporada.

Qué medir desde el primer mes

• Margen por evento, con todos los costos adentro. Incluye traslado, montaje y horas de coordinación, porque ahí se esconde la diferencia.
• Días entre la entrega y el cobro efectivo. Es el número que te dice cuánta caja necesitas para sostener el canal.
• Cuántas empresas repiten. El catering corporativo vive de la recompra, ya que una oficina que quedó conforme vuelve a llamarte todos los meses.